Les identifier, les vérifier, les classer, les mettre à disposition lors de l’évaluation sur site
On va différencier les éléments de preuve
- institutionnels, documents-socles : projet de service ou d’établissement, rapport d’activités, procédures…partagés et connus de tous
- dossiers des personnels, le plan de formations avec les programmes et les participants
- des procédures spécifiques par type d’activité
- les éléments de preuve liés à la constitution et au suivi du dossier de l’usager : DIPC, formulaires, projet personnalisé
- ceux relevant de transmissions, de notes retranscrites dans le dossier de l’usager
- les éléments qui peuvent être recueillis lors de la visite : les affichages obligatoires et informatifs, l’aménagement et la sécurité des locaux
Il est nécessaire de dresser un inventaire des éléments de preuve par thématique pour faciliter la communication et que le temps d’évaluation soit centré sur l’essentiel, les pratiques. Ce travail prend du temps, donc anticiper au maximum : 6 mois ne sont pas de trop !
Cet inventaire peut être un tableau à 4 colonnes, voire 5 si vous ajoutez votre colonne (check) :
- thématique concernée
- chapitre
- nom de l’élément de preuve
- lieu de classement. S’il s’agit d’un dossier informatique, préciser le chemin d’accès.
Pour les critères impératifs, vous pouvez surligner les lignes concernées.
Pour mettre à disposition les éléments de preuve, plusieurs possibilités :
- en numérique, soit en partageant avec les évaluateurs sur un Drive ou en donnant accès aux logiciels (accès spécifique et temporaire)
- en papier (classeurs, dossiers, affichages,…)
- en consultation pendant les entretiens, par exemple pour le DUI ou les comptes-rendus de réunions
- en intégrant au plan d’évaluation des temps d’observations (ex : temps de réunion, d’activités)
Pour que ces informations circulent, je vous invite à partager massivement. Pour les recevoir en avant-première activez la petite cloche
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