Vous avez réalisé l’autodiagnostic : vous avez repéré des écarts au niveau des critères impératifs, ou encore des éléments de preuve manquants, obsolètes, les professionnels appréhendent l’entretien individuel du chapitre 1 …..
L’évaluation a lieu dans 6 mois, il faut aller vite, donc on priorise et on réalise un plan d’actions à très court terme !
Petit rappel dans un plan d’action : on trouve des objectifs SMART
Spécifique : l’objectif doit être clair et précis.
Mesurable : il doit être possible de le mesurer.
Atteignable : il doit être réalisable avec les ressources disponibles.
Réaliste : il doit être conforme à la réalité.
Temporel : il doit être fixé dans le temps.
On identifie d’éventuels freins ou obstacles. ( ?!)
On utilise la méthode QQOQCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi) pour son élaboration afin de ne rien oublier !
L’évaluation de ce plan d’action se fera par des indicateurs de réalisation (réalisé, partiellement réalisé, non réalisé). Il sera suivi par le pilote nommé qui assurera le compte-rendu de suivi chaque quinzaine à la direction (par exemple).
Voici un exemple pour les critères impératifs
mettre à jour les procédures sur ….et sur ... (à personnaliser) pour le 28/02/2024 – pilote : le responsable qualité conformément à la procédure des procédures !
élaborer la procédure sur ……(à personnaliser) pour le 28/02/2024 – pilote : le responsable qualité conformément à la procédure des procédures !
communiquer aux professionnels la procédure sur ….le …..- pilote : la cheffe de service, Mme S lors de la réunion de service du lundi 17/03/2024
communiquer aux familles, par courrier du chef de service, envoyé par la secrétaire le 20/03/2024
Retrouver, avec le concours de l’ensemble des professionnels des éléments de preuve non identifiés au moment de l’autodiagnostic (courrier secrétariat, mail du chef de service, planning des professionnels …), avant le 30/03/2024
Sauvegarder ces informations en vue de l’évaluation et les stocker dans un dossier spécifique « évaluation » sur le réseau, avant le 30/03/2024
Elaborer un nouveau mode opératoire garantissant la traçabilité (ex : à partir d’aujourd’hui on trouve l’élément de preuve dans le dossier de l’usager, à la date du courrier de la famille et sur le planning du chef de service …) avant le 20/02/2024 – pilote : le responsable qualité
Communiquer ce nouveau mode opératoire au plus tard lors de la réunion du lundi 26/02/2024 – pilote le chef de service
Tracer cette communication dans le compte-rendu de réunion – pilote : la secrétaire – le jour de la réunion concernée
AXE 1 : les critères impératifs | ||||||
Objectifs | Quoi ? | Qui ? | Quand ? Date limite | Comment ? | Indicateurs ? |
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mettre à jour les procédures des critères impératifs
| Réactualiser la procédure sur le traitement des plaintes et réclamations | Le responsable qualité | 28/02/2024 | Conformément à la procédure des procédures : avec le COPIL qualité | Réalisation : oui / non |
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En 3 mois, il est possible de travailler sur la traçabilité mais difficilement sur des changements de pratiques donc si pour satisfaire à un critère impératif vous devez travailler sur les pratiques des professionnels il est préférable de réfléchir à un plan d’action à moyen terme, que vous communiquerez aux évaluateurs.
Vous pouvez établir un plan d’actions pour d’autres axes (éléments de preuve pour les chapitres 2 et 3, pour le chapitre 1, la préparation des professionnels)
AXE 2 : Actions sur la formalisation des éléments de preuve pour les critères standards ou spécifiques – chapitres 2 & 3
- les procédures : mettre à jour ou programmer les réactualisations en fonction des situations
- les temps de sensibilisation : identifier les différents temps de sensibilisation existants, repérer où ils sont tracés (comptes-rendus de réunion d’équipe, plannings des professionnels, programmes (PPT, flyer, …)
- les différentes politiques : RH, DACQ,…
AXE 3 : pour les éléments de preuve du chapitre 1
Dans le dossier de l’usager, les professionnels vont devoir montrer aux évaluateurs différents recueils (consentement, refus, douleur, recueil des attentes, …)
AXE 4 : préparation / engagement de l’ensemble des professionnels
Vous avez déjà communiqué sur la démarche mais tous les professionnels n’ont pas participé au COPIL. Il est donc nécessaire de les informer des suites de l’autodiagnostic au cours d’une réunion, d’une infographie …
Pour les aider et les rassurer, vous pouvez aussi préparer un tableau récapitulatif des éléments de preuve par thématique et par chapitre, que vous communiquerez (ou encore mieux), que vous co-construirez, avec les professionnels qui seront interrogés sur ces thématiques.
AXE 5 : la vérification et la mise à jour des affichages (droits des personnes, affichage de sécurité, risque infectieux, repérage des espaces,…)
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